Réussir votre audit Qualiopi en tant que CFA
Les audits Qualiopi peuvent être source de stress pour les CFA. Croyez-nous, c’est le cas pour la majorité des structures soumises à ce label ! Cependant, un audit Qualiopi, bien préparé, n’a pas de quoi vous effrayer. Il y a quelques mois, on avait publié cet article sur la certification Qualiopi, mais aujourd’hui on va vous donner un tour d’horizon plus précis des différents audits et vous expliquer comment bien vous y préparer.
Les différents types d’audits Qualiopi
Vous devez réussir trois types d’audits Qualiopi :
- Audit Qualiopi initial
- Audit Qualiopi de surveillance
- Audit Qualiopi de renouvellement
Ces audits valident 32 indicateurs spécifiques pour les CFA, dont 10 sont particulièrement cruciaux. Voici les quatre indicateurs spécifiques aux CFA que vous devez absolument maîtriser :
- Indicateur 14 : l’accompagnement des apprenti·es doit inclure des projets liés à la citoyenneté.
- Indicateur 15 : les apprenti·es doivent être informés de leurs droits et devoirs, ainsi que des règles de santé et de sécurité.
- Indicateur 20 : le CFA doit disposer d’un référent handicap, d’un personnel dédié à la mobilité nationale et internationale, et d’un conseil de perfectionnement.
- Indicateur 29 : le CFA doit prouver qu'il met en place des actions favorisant l’insertion professionnelle ou la poursuite d’études.
1. Audit Qualiopi initial
Qu’est-ce que c’est ?
L’audit initial Qualiopi est la première étape pour obtenir la certification indispensable à votre CFA. Son objectif est de vérifier que vous respectez bien tous les critères de qualité dès le début de votre activité. Sa durée dépend de la taille de votre centre de formation (chiffre d’affaires) et du nombre de catégories de formations proposées. Vous voulez calculer automatiquement sa durée ? C’est par ici !
Indicateurs à respecter pour réussir l’audit initial
Lors de cet audit, vous devez prouver que vous respectez tous les critères du Référentiel National Qualité (RNQ). Voici les indicateurs clés pour un CFA :
- Indicateur 14 : Accompagnement socio-professionnel et éducatif
- Indicateur 15 : Information des apprenti·es sur leurs droits et devoirs
- Indicateur 20 : Personnel dédié à la mobilité nationale, référent handicap
- Indicateur 29 : Actions pour l’insertion professionnelle
3 erreurs classiques à éviter
Erreur 1 : ça paraît bateau, mais les documents sont souvent incomplets ou pas à jour. Voici nos conseils :
Quand nos équipes discutent avec des directeurs·trices de CFA, l'un des plus gros challenges reste la gestion documentaire. Pour éviter de présenter des documents incomplets, centralisez toutes les informations dans un logiciel de gestion comme TU COMMENCES DEMAIN. Cela simplifie énormément le suivi et l'archivage des documents. Ensuite, il est important d’instaurer un calendrier régulier pour revoir et actualiser ces documents clés, avec si possible un·e référent·e. Et consultez cet article 😉
Erreur 2 : les critères du RNQ sont souvent peu respectés. Faites attention à :
Une chose qui revient souvent dans nos échanges, c’est la difficulté à bien comprendre tous les critères du RNQ. On vous conseille donc de bien vous former et de prendre le temps de comprendre comment chaque critère s'applique à votre CFA. Les audits internes sont aussi une excellente méthode pour tester vos processus avant l'audit officiel.
Erreur 3 : le manque de formation du personnel, c’est parfois là que le bât blesse :
Ce point revient fréquemment en discussion : beaucoup de CFA réalisent trop tard que leur personnel n’est pas suffisamment formé aux exigences Qualiopi. L’astuce, c’est d’organiser des sessions de formation continue afin de maintenir les compétences à jour. Créez aussi un manuel des procédures Qualiopi pour que chacun·e ait une vision claire de ce qui est attendu. Si ça vous intéresse, on a rédigé un article sur ce sujet.
2. Audit de surveillance Qualiopi
Qu’est-ce que c’est ?
L’audit de surveillance a lieu 18 mois après l’audit initial. Il a pour but de vérifier que vous maintenez bien les standards de qualité définis lors du premier audit. Cet audit permet de s’assurer que les pratiques mises en place continuent d’être suivies et améliorées.
Indicateurs à respecter pour réussir l’audit de surveillance
- Indicateur 1 : Respect des critères du RNQ
- Indicateur 30 : Démarche d'amélioration continue
- Indicateur 31 : Suivi des indicateurs de performance
3 erreurs classiques à éviter
Erreur 1 : ne pas démontrer une amélioration continue & les indicateurs de performance
Souvent, les CFA nous disent qu’ils ont du mal à montrer qu’ils améliorent leurs processus en continu. Pour éviter ce problème, on recommande de documenter toutes les actions d'amélioration, même les plus petites & les indicateurs en question. Mettez aussi en place des outils de suivi comme TU COMMENCES DEMAIN pour mesurer régulièrement vos progrès.
Erreur 2 : Mauvaise communication avec les parties prenantes
Un autre point clé soulevé par de nombreux CFA, c'est la communication. Il est vital d'établir un calendrier de communication régulier pour informer toutes les parties prenantes (apprenti·es, tuteurs, entreprises) et éviter les malentendus. Pour ça, consultez cet article qui vous aidera à faciliter l’organisation et le suivi des réunions trimestrielles avec les apprenti·es et les entreprises.
3. Audit de renouvellement Qualiopi
Qu’est-ce que c’est ?
L’audit de renouvellement, qui a lieu 22 à 23 mois après l’audit initial, est crucial pour prolonger votre certification Qualiopi de trois années supplémentaires. Il vise à vérifier que vous avez maintenu un haut niveau de qualité dans vos processus et que vous respectez toujours les critères du RNQ.
Indicateurs à respecter pour réussir l’audit de renouvellement
- Suivi des pratiques conformes au RNQ : il est impératif que vous continuiez de respecter tous les critères du RNQ.
- Documentation à jour et complète : assurez-vous que tous vos documents soient à jour et correctement archivés.
3 erreurs classiques à éviter
Erreur 1 : Ignorer les mises à jour des règlements
Vous le savez, “nul n’est censé ignorer la loi”, mais la suivre reste terriblement ennuyeux. Mettez en place une veille réglementaire pour suivre les évolutions légales et restez à jour sur les critères Qualiopi. Formez régulièrement votre personnel aux nouvelles règles, c’est indispensable pour éviter des sanctions.
Erreur 2 : Documents incomplets ou non à jour → voir audit initial
Erreur 3 : Non-respect des critères du RNQ → voir audit initial
Conclusion
La clé pour réussir vos audits Qualiopi est la préparation. En respectant les critères du RNQ, en gardant vos documents à jour, et en adoptant une démarche d'amélioration continue, vous pourrez non seulement obtenir et renouveler votre certification, mais aussi renforcer la crédibilité et la performance de votre CFA. Utilisez des outils efficaces, comme ceux de Tu Commences Demain, pour simplifier la gestion et vous concentrer sur l'essentiel : la réussite de vos apprenti·es.
