Le suivi pédagogique de vos apprenti·es de A à Z

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Diriger un CFA va bien plus loin qu’un simple rôle administratif. Le suivi pédagogique qui s’étale durant toute la durée de l’apprentissage des étudiants joue un rôle prépondérant dans cette période décisive de leur carrière.

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Le suivi pédagogique, ce n’est pas juste des simples cases à cocher. Il nécessite des compétences humaines que vous seul·e ou votre équipe pouvez apporter.

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En ce qui concerne la gestion administrative, chez TU COMMENCES DEMAIN, on s’est dit qu’on pouvait vous apporter quelque chose : à savoir les étapes-clés du suivi pédagogique de vos apprenti·es, depuis l'inscription jusqu'à l’insertion professionnelle 😉

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Admission et Inscription

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L’admission est la première étape qui jalonne la vie de vos apprenti·es. Il est préférable de collecter tous les documents nécessaires (relevés de notes, CV, derniers contrats le cas échéant, etc. ) de vos étudiant·es et de les centraliser pour faciliter le suivi, notamment pour vos équipes. Mieux vaut trop que pas assez !

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La prise de décision concernant l'admission définitive d'un·e apprenti·e doit reposer sur votre évaluation complète du dossier, incluant les prérequis académiques et les résultats d'entretiens.

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Une évaluation inadéquate peut entraîner l'admission d'apprentis non préparés ou l'exclusion de candidats potentiels. Autant vous éviter ce genre de situation…

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Toutefois, notez bien que vos candidat·es n’obtiennent le statut d’apprenti qu’au premier jour de leur contrat, pas avant.

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Le saviez-vous ? Si votre étudiant n’a pas trouvé d’entreprise, iel peut néanmoins s’inscrire dans votre CFA, et aura alors le statut de stagiaire de la formation professionnelle (statut limité à 3 ou 6 mois, selon le contexte).

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Signature du Contrat d'Apprentissage

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Si certaines informations sur le CERFA sont amenées à changer à l’avenir, il vous faudra alors rédiger et signer un avenant au contrat (vous pouvez consulter la partie "Avenants" plus bas).

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Oublier d'indiquer la date de naissance de l'apprenti peut sembler mineur, mais cela peut retarder l'approbation du contrat par l'OPCO. Et cela joue sur sa rémunération !

Exemple de convention de formation (qui joue un rôle capital dans le suivi pédagogique) :

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Pour gagner du temps dans la signature de vos documents, vous pouvez utiliser notre plateforme : tout le processus est automatisé, fini les relances manuelles.

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Du flou dans les missions

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Indiquer “diverses tâches liées à la production” comme mission offre trop de latitude et donne lieu à des désaccords sur les responsabilités de l'apprenti. Pour éviter cela, utilisez le référentiel RNCP disponible sur France Compétences, afin que les missions de vos apprenti·es correspondent aux blocs de compétences indiqués.

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De même, si vous voulez faire une demande de financement (premier équipement, restauration, hébergement, permis de conduire, etc.), n’oubliez pas de tout justifier !

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Mauvaise définition de la rémunération

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Indiquer une rémunération sans prendre en compte l'âge ou l'expérience professionnelle de l’apprenti peut mener à des malentendus : vérifiez bien ces informations !

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Il est essentiel de veiller à la précision des informations renseignées dans le CERFA et à la collecte de toutes les signatures requises.

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La plateforme TU COMMENCES DEMAIN permet de numériser ce processus, facilitant la rédaction, la signature électronique, et l'envoi du contrat aux parties concernées, ainsi qu'à l'OPCO pour enregistrement.

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Si vous souhaitez en savoir plus sur les contrats d’apprentissage, consultez notre article dédié !

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Suivi pédagogique du début de la Formation

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Lorsque vos apprenti·es entament leur formation, il est primordial que vous leur fournissez les documents suivants :

• Le règlement intérieur ;
• le livret d’accueil ;
• le droit à l’image (optionnel).

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Une fois ces formalités réglées, vous devez établir le calendrier d'alternance à destination des entreprises et le planning à destination des apprenti·es. Vous devez également veiller à ce que les rendez-vous avec les tuteurs soient fixés de manière régulière.

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Nous avons justement prévu de sortir une nouvelle fonctionnalité planning/calendrier d’ici à quelques mois, restez à jour pour ne rien rater. Cela va changer votre gestion quotidienne !

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Suivi Administratif et Financier

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C’est bon, vous avez envoyé le dossier à l’OPCO.

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Maintenant, on attend combien de temps ?

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Justement, vous désirez avoir le maximum de visibilité sur l’état de progression de vos demandes et surtout limiter les délais d’attente.

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Pour vous assurer le meilleur suivi, sur la plateforme TU COMMENCES DEMAIN, vous recevez des notifications instantanées pour chaque mise à jour du dossier. Vous économisez ainsi plusieurs heures par dossier d'apprentissage, tout en réduisant de moitié les temps d'attente pour les réponses et les paiements.

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Le suivi pédagogique au service de l’évaluation et de la certification

Pour assurer un suivi pédagogique sans failles, vous pouvez utiliser un “Livret Électronique d’Apprentissage”. Il joue notamment un rôle prépondérant dans :

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Le suivi continu des compétences : le livret permet aux formateurs d'enregistrer régulièrement les évaluations des compétences acquises par l'apprenti, offrant une vue d'ensemble de sa progression et identifiant les besoins de soutien supplémentaire.

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La préparation à l'évaluation finale : en amont des examens ou des certifications, le livret sert à compiler toutes les compétences et les connaissances acquises, aidant à orienter les révisions de l'apprenti et à ajuster les sessions de formation pour combler les lacunes identifiées.

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La facilitation de la certification : lors de la demande de certification, le livret électronique fournit une documentation complète et facilement accessible des compétences et des formations suivies, simplifiant le processus de validation par les organismes certificateurs.

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Pour plus d’informations sur le Livret Électronique d'Apprentissage, cliquez ici.

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Avenants au contrat

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Il ne faut pas redouter les avenants, ils sont bien au contraire normaux et témoignent de votre excellent suivi pédagogique. Les avenants interviennent lors d’événements tels que :

• le changement d'employeur ;
• l'ajustement du parcours de formation.

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Tout avenant ou nouveau contrat (en cas de rupture) peut être effectué sur la plateforme TU COMMENCES DEMAIN afin d’effectuer vos changements facilement.

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Accompagnement vers l'Emploi

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Le suivi pédagogique ne se termine pas tout à fait à la fin de l’apprentissage. C’est un moment crucial que vous pouvez préparer avec les éléments suivants : quels sont les objectifs de carrière de vos apprentis ? Comment peuvent-ils y parvenir ?

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Poser ce genre de question à vos apprenti·es permet d’ouvrir le champ des possibles et de planifier leur carrière sur le long terme. Cela peut inclure des séances de coaching, des ateliers sur la recherche d'emploi, la préparation aux entretiens, et la création d'un CV ou d'une lettre de motivation efficace.

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Enfin, utilisez le réseau de votre CFA pour faciliter les introductions et les rencontres entre vos apprentis et les potentiels employeurs.

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Vous pouvez y parvenir à travers l'organisation de forums de l'emploi, de stages de fin d'études, ou de rencontres de networking. Il est également crucial de maintenir et d'élargir les partenariats avec les entreprises pour favoriser l'insertion professionnelle des apprentis.

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Conclusion

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En conclusion, le suivi pédagogique des apprenti·es de A à Z est un engagement continu qui dépasse largement la simple transmission de connaissances.

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De l'inscription à l'insertion professionnelle, il s'agit d'une mission complexe, mais gratifiante, qui nécessite une attention particulière, de la rigueur et un accompagnement personnalisé.

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Chez TU COMMENCES DEMAIN, nous comprenons l'importance cruciale de ce parcours pour les responsables de CFA. C'est pourquoi nous nous engageons à vous fournir des outils et des solutions pour vous faciliter cette tâche, vous permettant ainsi de vous concentrer sur ce qui compte vraiment : la réussite et l'épanouissement de vos apprenti·es.

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